L'autenticazione di una fotocopia è l’attestazione, apposta dal funzionario incaricato, che la fotocopia stessa è conforme all’originale, portato comunque in visione.
E' possibile sostituire l’autenticazione di una fotocopia con la dichiarazione scritta fatta direttamente dall’interessato che la fotocopia sia conforme all’originale, semprechè questa sia presentata ad una Pubblica Amministrazione o a un erogatore di pubblici servizi; per gli enti privati, accettare questa dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà non è un obbligo, ma una facoltà.
Chi si avvale della possibilità di fare una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è responsabile di ciò che sottoscrive: se l’amministrazione ricevente, nell’effettuare i controlli, rileva falsità nei dati dichiarati, l’interessato ne risponde penalmente e decade da tutti i benefici eventualmente ottenuti a seguito della dichiarazione resa.
In alternativa, per far autenticare una fotocopia, ci si può rivolgere allo sportello dei Servizi Demografici, ad un qualsiasi incaricato dal Sindaco, al Segretario comunale, nonchè direttamente al funzionario dell’ente ricevente, all’ente che ha rilasciato il documento, ai Notai o ai Cancellieri.

I casi consentiti
E’ possibile ricorrere alla dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà al posto dell’autentica di fotocopia per:
- documenti depositati presso una Pubblica Amministrazione;
- documenti rilasciati da una Pubblica Amministrazione (carta di circolazione, certificato di proprietà, patente, ecc…);
- titoli di studio e di servizio;
- pubblicazioni da allegare per la partecipazione a concorsi o per altri usi;
- documenti fiscali soggetti ad obbligo di conservazione (fatture, ricevute fiscali ecc…).

I casi vietati
Non è invece possibile ricorre alla dichiarazione sostitutiva nei seguenti casi:
- documenti emessi da privati;
- provvedimenti emessi dalle autorità giudiziarie;
- scritture private non autenticate.

• Se la fotocopia va presentata a una Pubblica Amministrazione o ad un gestore di pubblici servizi, e quindi si può fare la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, è sufficiente rivolgersi presso questi enti, i quali dispongono di appositi modelli da compilare; per il Comune di Galliate, l’Ufficio Relazioni con il Pubblico dispone di modelli generici da utilizzare in questo caso, anche scaricabili dal sito.
• se è necessaria l’autenticazione, ci si può rivolgere allo sportello dei Servizi Demografici del Comune, oppure allo stesso ente ricevente, all’ente che ha rilasciato il documento, a un qualsiasi incaricato dal Sindaco, al Segretario Comunale, ai Notai o ai Cancellieri.

- Per la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è sufficiente compilare il modulo o presentare in carta semplice la dichiarazione, senza dover esibire l’originale del documento. In questo caso la firma va resa davanti ad un impiegato addetto ovvero unitamente alla fotocopia (fronte/retro) di un documento d’identità valido (per esempio quando la si invia per posta o per fax).
- Per l’autenticazione occorre presentare anche il documento originale.

L’autenticazione di fotocopia è soggetta al bollo e ai diritti di segreteria per importi che variano a seconda della destinazione per la quale l’autentica viene fatta.
Se è possibile ricorrere alla dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, non c’è alcun costo da sostenere.

Art. 18,19,38,47,76 DPR 445/2000